Những lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

NHỮNG LƯU Ý KHI LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN

 

Như kỳ trước, Shine Event có chia sẻ những địa điểm đã từng tổ chức sự kiện tại thành phố Hồ Chí Minh. Thông thường sẽ là các trung tâm triển lãm, trung tâm hội nghị, các khách sạn.

Tổ chức sự kiện ở khách sạn sẽ rất thuận tiện cho khách tham dự, thể hiện được tính chất của sự kiện, tiết giảm được một số chi phí và thời gian đi lại bởi các khách sạn thường nằm ở khu vực trung tâm thành phố, đồng thời trong các khách sạn thường có những dịch vụ đi kèm miễn phí.

Trung tâm hội nghị thường là những phòng họp lớn. Chi phí thuê cũng mắc hơn do thường không có các dịch vụ miễn phí. Những trang thiết bị nhà tổ chức phải tự sắm sửa, bổ  sung.

Shine sẽ chia sẻ một số vấn đề cần quan tâm khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện :

1. Sự phù hợp của địa điểm

Event có bao nhiêu loại thì có bấy nhiêu tùy chọn về địa điểm. Tùy theo tính chất của sự kiện mà có những lựa chọn khác nhau về địa điểm. Ví dụ những hội nghị, hội thảo sẽ thường tổ chức ở những khách sạn hoặc những trung tâm hội nghị trang trọng, còn những sự kiện lãng mạn như Valentine hay các ngày lễ kỷ niệm tình nhân thì những không gian như Cầu Ánh Sao sẽ là địa điểm thích hợp.

2. Khách tham dự

Trước khi quyết định địa điểm tổ chức, cần phải hiểu khách mời của bạn là những ai, số lượng là bao nhiêu để từ đó mới có những quyết định đúng đăn. Nếu khách mời là những người sang trọng, giàu có thì nơi tổ chức là các khu resort cao cấp với các dịch vụ đạt chất lượng.

Địa điểm không nên quá rộng cũng không quá nhỏ mà phải phù hợp với số lượng khách tham dự. Địa điểm quá nhỏ sẽ khiến khách mời không thoải mái, địa điểm quá rộng sẽ khiến không khí bị loãng.

3. Nắm rõ thông tin về địa điểm

Là một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chắc hẳn bạn phải đi rất nhiều sự kiện của những đơn vị khác tổ chức để từ đó tích lũy kinh nghiệm cũng như có danh bạ địa điểm riêng cho các sự kiện của mình. Ngoài ra, cũng cần thu thập thu thập các thông tin về giá cả ăn uống, chi phí đồ ăn, thức uống. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian trong công tác chuẩn bị trước event.

4. Các dịch vụ đi kèm

Thông thường các địa điểm đều có cung cấp những dịch vụ cộng thêm như ăn uống, hoa trang trí,wifi…Hãy hỏi xem họ có thể hỗ trợ miễn phí hay có tính phí và mức phí như thế nào?

Bên cạnh đó cũng cần khảo sát bãi đậu xe cho cả xe máy và ô tô trong tòa nhà hoặc các bãi gửi xe sơ cua.

Một sự kiện thành công phải đáp ứng được mọi mong muốn của người tham dự, khiến cho họ hài lòng ở mức độ cao nhất, điều đó đến từ những điều đơn giản như những dịch vụ đi kèm chẳng hạn.

5. An ninh

Trong lúc khảo sát địa điểm cần quan sát, dò hỏi, đảm bảo rằng địa điểm tổ chức cần có những phương tiện chữa cháy, thoát hiểm, camera theo dõi, hộp cứu thương, máy phát điện. Điều này cực kỳ quan trọng đối với những sự kiện có quy mô lớn. Tóm lại, trong bất kỳ sự kiện nào cũng cần phải đủ 3 lực lượng: cứu hỏa, cứu thương và an ninh.

6. Thanh toán

Cùng với giấy phép cho sự kiện là những bản gốc của hợp đồng đã được ký (cần rõ ràng về về việc thanh toán tiền và những thứ đảm bảo cho việc sử dụng các khu vực để phòng trường hợp có bất kỳ sự tranh chấp nào có thể xảy ra.

Số tiền đặc cọc, thời gian đặt chỗ và gởi tiền đặt cọc, việc bồi thường khi hủy đặt, những điều khoản về việc thanh toán sau chương trình... là những điều bạn cần tìm hiểu kỹ trước khi ký hợp đồng với địa điểm đó.

 

Việc phát hiện ra những địa điểm mới và tổ chức một sự kiện cùng loại là cách để tạo những kỷ niệm đáng nhớ. Đừng ngại thử cái mới, nhưng phải chuẩn bị thật kỹ, lên kế hoạch và sử dụng chuyên gia ở những lĩnh vực cần thiết. Nên nhớ không có chi tiết nào là nhỏ cả phải chú ý toàn diện mọi lĩnh vực, đó là việc phải làm. Hãy tạo ra sự kiện mà khách không thể nào sao chép được và tìm cách để nó thật đặc biệt.

Bình luận

Bài viết liên quan